Pouvoir assurer une bonne gestion des stocks est un enjeu crucial pour la réussite de votre boulangerie. Il existe aujourd’hui des outils informatiques spécialement conçus pour vous aider à maîtriser l’ensemble des tâches liées à la gestion de vos marchandises. Découvrez comment fonctionnent ces logiciels de gestion et quels sont leurs atouts au quotidien pour les artisans boulangers.
Les artisans boulangers peuvent répondre aux problématiques de gestion des stocks de leur boulangerie de deux façons :
- installer un logiciel complet fonctionnant en autonomie
- privilégier un système intégré au logiciel de caisse ; cette deuxième option vous permet de gérer l’état des stocks finis et des matières premières de manière beaucoup plus précise (les données sont recoupées avec celles de la caisse enregistreuse).
Bien que les fonctionnalités puissent varier selon les programmes, le principe de fonctionnement est identique pour la plupart des logiciels de gestion existants sur le marché : le logiciel va comptabiliser automatiquement toutes les entrées et les sorties de marchandises survenant dans les différentes installations de votre boulangerie, puis déterminer les stocks maximum et minimum à ne pas dépasser.
Après avoir enregistré les entrées/sorties, le logiciel va pouvoir paramétrer les fiches techniques de chaque produit dans la caisse automatique ; il est alors en mesure de mettre à jour la quantité de marchandises disponible, et de vous avertir lorsqu’il est nécessaire de se réapprovisionner. Vous pouvez ainsi connaître le contenu des stocks en temps réel, obtenir un historique des mouvements de marchandises et mettre éventuellement en place une génération automatique des commandes auprès des fournisseurs.
Selon le modèle, le logiciel de gestion des stocks enregistre également l’ensemble des informations relatives aux articles de l’entreprise (unité de mesure, description, image, poids) dans sa base de données, puis génère une étiquette pour chaque article ; les étiquettes sont ensuite imprimées depuis un ordinateur, puis devront être collées sur les articles physiques stockés.
Pour pouvoir profiter pleinement des fonctionnalités du logiciel, vous devez définir et intégrer au préalable l’ensemble des paramètres (fiches techniques, listes fournisseur, liste produits, niveau du stock initial des matières premières…) nécessaires à la gestion de vos stocks. Cette démarche est primordiale pour le bon fonctionnement du programme.
Les logiciels de gestion des stocks de boulangerie proposent plusieurs fonctionnalités à leurs utilisateurs (elles varient selon les systèmes) :
- Numérisation du comptage et de l’enregistrement des entrées/sorties de chaque article, en prenant en compte tous les mouvements (vente, livraison, retour de marchandise)
- Calcul automatique de la diminution des matières premières en se basant sur les recettes et les volumes fabriqués
- Création et renseignement de fiches produits comprenant les informations générales sur le produit, sa tarification (prix d’achat/prix de vente), les informations liées au stock (stock réel, stock minimum), les comptes comptables et le taux de TVA applicable en fonction du type de vente
- Automatisation de l’inventaire
- Communication précise sur les conditions des stocks en temps réel, ainsi que sur le coût des matières par production
- Edition d’un état des stocks fiable
- Définition de seuils d’alerte minimum et signal d’alerte en cas de mauvais approvisionnements
- Identification et suivi des produits
- Etiquetage des produits
- Suivi des dates limites de consommation
- Génération automatique des commandes auprès des fournisseurs
- Publication des bons de commande et des bons de livraison
- Possibilité d’accéder aux données depuis tous types de supports (ordinateur, tablette, smartphone)
Utiliser un logiciel de gestion des stocks présente de nombreux avantages pour votre boulangerie. En premier lieu, vous allez pouvoir obtenir une parfaite maîtrise automatisée des stocks. Cette gestion efficace et optimale vous fera gagner un temps considérable durant votre activité (que vous pourrez consacrer à d’autres opérations) et constituera un important retour sur investissement : une meilleure gestion des stocks impacte directement votre trésorerie, car vous avez alors l’opportunité de repenser vos approvisionnements en fonction de vos besoins réels, mais aussi de jeter beaucoup moins de marchandises.
Une bonne maîtrise du stock améliorera également fortement votre relation client, et allégera l’ensemble des contraintes liées à l’HACCP – le suivi numérisé renforce la traçabilité et empêche les faux pas en matière de dates limites de consommation. Enfin, en facilitant le pilotage des marchandises et en établissant des règles de gestion des stocks pour votre boulangerie, le logiciel vous fera gagner fortement en visibilité et vous permettra d’éviter les ruptures de stock ou le sur-stockage.