Un logiciel de caisse enregistre la commande d’un client, et garde la transaction en mémoire pour faciliter votre comptabilité. Il s’agit d’un outil particulièrement bien adapté aux commerces de détail.
Un logiciel de caisse a aussi de nombreux avantages, et peut faire gagner un temps précieux à vos employés, à vous, mais aussi à vos clients. Il faut donc choisir le choisir avec le plus grand soin.
Tous les logiciels de caisse, en boulangerie-pâtisserie comme dans d’autres activités, remplissent des fonctions basiques pour venir en aide aux professionnels. Ils permettent d’ouvrir ou fermer le tiroir-caisse, prendre les commandes, encaisser les paiements, créer les tickets de caisse ou encore gérer les stocks.
Mais un logiciel de caisse peut vous être d’une grande aide sur bien d’autres aspects. Il limite les erreurs en caisse, et vous aide à tenir votre comptabilité. Il peut aussi vous aider à suivre et analyser les ventes de votre boulangerie-pâtisserie, et mieux connaître vos clients par exemple. Combien de croissants avez-vous vendus ce mois-ci ? Quel est le montant du panier moyen par client?
Ce sont autant de questions auxquelles vous pourrez répondre, et qui vous aideront à piloter votre activité.
Il existe sur le marché de nombreuses offres. Votre logiciel doit avant tout répondre aux spécificités de la boulangerie-pâtisserie. En effet, votre activité est différente de celle d’un restaurant ou bien d’une épicerie.
Assurez-vous donc que ce logiciel est adapté à votre entreprise. Votre logiciel doit évoluer avec votre activité et votre marché. Il doit s’adapter à vous, et non l’inverse. Vous devez donc choisir un logiciel évolutif que vous n’aurez pas besoin de changer dans un ou deux ans.
L’ergonomie du logiciel est aussi un critère de choix important. Il doit être intuitif et rapide d’utilisation, pour vous comme pour votre équipe, et ainsi vous aider à gagner du temps. Il doit vous aider également à mieux connaître vos clients, et doit vous fournir un reporting précis et spécifique.
Il faut aussi tenir compte de la notoriété de l’éditeur. Renseignez-vous sur son nombre de clients ou ses lieux d’implantation par exemple. Afin de répondre à vos problématiques de TVA, il faut privilégier un éditeur qui a l’habitude de travailler sur le marché français de la boulangerie-pâtisserie.
Enfin, avant d’opter pour un logiciel de caisse en particulier, assurez-vous qu’il est conforme à la loi française. Depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciels de gestion de caisse doivent être certifiés NF525. Cela signifie que les données enregistrées dans le logiciel sont incorruptibles, et que ce dernier peut en assurer la conservation.
Le saviez-vous ? : Si votre logiciel de caisse ne possède pas la certification NF525 vous vous exposez à une amende de 7500 euros.
Parmi les logiciels disponibles sur le marché, tous ne sont pas au même prix. S’il est toujours possible de trouver moins cher, il vaut mieux privilégier le rapport qualité-prix plutôt que le prix en lui-même. En effet, il est important de choisir un logiciel qui répondra à toutes vos attentes, et vous aidera sur le long terme à atteindre vos objectifs de rentabilité. Il faut que vous preniez aussi en considération le coût global.
Certains éditeurs peuvent proposer des prix attractifs, mais qui ne prendront pas en compte certains frais comme :
- Les frais de maintenance ;
- Les frais de dépannage ;
- Le service après-vente ;
- Les mises à jour du logiciel ;
- Etc.
Il s’agit donc de bien étudier tous les frais annexes, pour vérifier que le logiciel de caisse que vous avez choisi rentre bien dans votre budget.